สัญญาณอันตราย! ถ้าธุรกิจรับเหมาของคุณยังบริหารต้นทุนด้วย Excel และกระดาษ ในยุคที่ทุกอย่างต้องรวดเร็วและแม่นยำ การจัดการ งบประมาณโครงการ แบบเดิมๆ ที่พึ่งพาเพียงแค่ไฟล์ Excel และ เอกสาร อาจกลายเป็นกับดักที่ทำให้ธุรกิจของคุณเจ๊งไม่รู้ตัว หากคุณยังใช้วิธีเหล่านี้อยู่ นี่คือ สัญญาณอันตราย ที่บอกว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว ในยุคที่ทุกอย่างต้องรวดเร็วและแม่นยำ การจัดการ งบประมาณโครงการ แบบเดิมๆ ที่พึ่งพาเพียงแค่ไฟล์ Excel และ เอกสาร อาจกลายเป็นกับดักที่ทำให้ธุรกิจของคุณเจ๊งไม่รู้ตัว หากคุณยังใช้วิธีเหล่านี้อยู่ นี่คือ สัญญาณอันตราย ที่บอกว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว

1. ข้อมูลไม่ถูกต้องและล่าช้า ทำให้การตัดสินใจผิดพลาด

การกรอกข้อมูลด้วยมือลงใน Excel หรือบนกระดาษมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดความผิดพลาดจาก Human Error ไม่ว่าจะเป็นการคีย์ตัวเลขผิด หรือข้อมูลสูญหาย และที่สำคัญที่สุดคือข้อมูลจะไม่เป็นปัจจุบันเสมอไป คุณอาจเพิ่งรู้ว่า ต้นทุนก่อสร้าง เกินงบประมาณไปแล้วเมื่อสรุปตัวเลขสิ้นเดือน ซึ่งตอนนั้นก็สายเกินไปที่จะแก้ไข ทำให้เกิดปัญหา งบประมาณบานปลาย อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

2. สรุปงบประมาณใช้เวลานานและซับซ้อน

การรวบรวมข้อมูลจากบิล ใบเสร็จ และไฟล์ Excel หลายสิบไฟล์เพื่อสรุป ต้นทุนโครงการ แต่ละครั้งใช้เวลาและทรัพยากรอย่างมาก ผู้จัดการโครงการต้องเสียเวลาไปกับการนั่งไล่ตัวเลข แทนที่จะเอาเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่า นอกจากนี้การขาดระบบที่เชื่อมโยงกันยังทำให้การตรวจสอบย้อนหลังหรือการหาที่มาของค่าใช้จ่ายทำได้ยากและซับซ้อน

3. ขาดประสิทธิภาพและความโปร่งใส

เมื่อข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบและเข้าถึงได้ง่าย ทีมงานแต่ละส่วนอาจทำงานบนข้อมูลที่แตกต่างกัน ทำให้เกิดความสับสนและปัญหาในการสื่อสาร การขาดความโปร่งใสนี้ไม่เพียงแต่ส่งผลเสียต่อการทำงานภายใน แต่ยังทำให้ลูกค้าขาดความเชื่อมั่นเมื่อต้องการตรวจสอบรายละเอียด ค่าใช้จ่าย ต่างๆ ซึ่งเป็นจุดอ่อนที่ทำให้คุณเสียโอกาสในการแข่งขัน

สรุป
ถึงเวลาต้องยกระดับการบริหารต้นทุน การพึ่งพา Excel และกระดาษในการบริหาร งานก่อสร้าง ไม่ได้ทำให้คุณประหยัด แต่เป็นการเพิ่มความเสี่ยงที่ทำให้ธุรกิจของคุณต้องขาดทุนในระยะยาว หากคุณต้องการ วิธีลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การเปลี่ยนมาใช้ โปรแกรมบริหารจัดการโครงการ หรือ เทคโนโลยี ที่ช่วยให้คุณคุมงบประมาณแบบ Real-time ได้ คือก้าวสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างยั่งยืน

รวบรวมและเรียบเรียงเนื้อหา โดย : ทีมงาน CONSOL